Adjoint·e à la comptabilité

Description des tâches 

Volet comptabilité

• Effectuer la saisie et le classement des factures fournisseurs;
• Préparer les dossiers de paiement et assurer le suivi des approbations requises;
• Effectuer la saisie de données comptables et administratives dans les systèmes de l'organisation;
• Assurer le classement électronique et l'archivage des pièces justificatives;
• Maintenir à jour les dossiers clients, fournisseurs et partenaires;
• Participer à la préparation de documents et à la collecte d'informations pour l'équipe comptable;
• Apporter un soutien à la conciliation de certaines transactions et à la vérification de données administratives;
• Effectuer diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement des opérations comptables;

Volet compte clients et fournisseurs

• Effectuer les suivis administratifs auprès des fournisseurs concernant les factures, relevés et documents manquants;
• Réaliser les rappels et les relances de paiement auprès des clients selon les procédures en vigueur;
• Répondre aux demandes administratives liées à la facturation et aux paiements;
• Veiller à la qualité et à l'exactitude des informations contenues dans les dossiers clients et fournisseurs;
• Assurer le suivi administratif de divers dossiers relatifs aux encaissements et aux paiements​;

Volet soutien administratif

• Assurer la gestion quotidienne de la boîte courriel générale de l'organisation;
• Recevoir, trier et acheminer les demandes vers les personnes ou services appropriés;
• Effectuer la mise à jour des bases de données, listes de contacts et répertoires administratifs;
• Fournir un soutien administratif aux différents départements lorsque requis;
• Participer à la préparation de documents, formulaires, rapports et autres outils administratifs;
• Collaborer à l'amélioration continue des processus administratifs et à la qualité des données organisationnelles;
• Effectuer toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement des opérations;

Exigences et profil recherché

• DEP en comptabilité, en secrétariat, en administration ou toute autre formation pertinente;
• Expérience dans un poste de soutien administratif, de commis-comptable ou dans toute autre fonction similaire;
• Connaissance des principes de base de la comptabilité et des opérations administratives courantes;
• Aisance avec les outils informatiques et bonne maîtrise de la suite Microsoft 365;
• Expérience avec un logiciel comptable ou un ERP (atout);
• Excellentes aptitudes en organisation, en gestion des priorités et en suivi de dossiers;
• Souci du détail, rigueur et précision dans l'exécution des tâches;
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les autres membres de l'équipe;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Approche professionnelle, courtoise et axée sur le service;